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Standardsoftware reicht, solange Sie arbeiten wie alle anderen. Wenn Rechnungen von selbst aus dem Shop kommen, durch mehrere Hände gehen und Ihre Marke tragen sollen, schreibt man ein System. Unsere eigenen Rechnungen kommen aus so einem - von uns geschrieben, für uns. Wir zeigen es hier als Beispiel.
Was es kann
Das sind die Dinge, die Unternehmen am häufigsten von einer Rechnungssoftware verlangen. Die Liste ist kein Menü mit Grenzen - jeder Punkt wird nach Ihrer Arbeitsweise gebaut, nicht nach einer fremden.
Logo, Schrift, Farben und Aufbau des Blattes sind Ihre. Das PDF sieht aus wie Ihr Unternehmen, nicht wie die Software, aus der es kommt. Proforma-Rechnungen, Gutschriften und eine fremdsprachige Fassung aus demselben Dokument.
Bezahlte Bestellung heißt ausgestellte und versendete Rechnung, ohne dass jemand sie tippt. WooCommerce, Shopify, ein eigener Shop oder das System, in dem Sie schon arbeiten.
Die Pflichtangaben nach Art. 114 des bulgarischen Umsatzsteuergesetzes, die Regime ohne USt-Registrierung, mit USt, innergemeinschaftliche Lieferung, Dienstleistung in die EU, Reverse Charge und Export, mit der Rechtsgrundlage auf dem Blatt. Beträge in Euro mit Lew-Gegenwert zum festen Kurs.
Wer ausstellt, wer freigibt, wer das Geld sieht. Notizen am Dokument, Aufgaben für Kollegen und ein Protokoll, wer was wann geändert hat.
QR-Code zum Bezahlen auf dem Blatt, Status „bezahlt“ mit einem Klick, wer seit wie vielen Tagen auf Geld wartet, und eine Erinnerung mit fertigem Text und PDF im Anhang.
Export in ihrem Format, Monatsarchiv mit einem Klick, Ausgangs- und Eingangsbelege an einem Ort. Eine Struktur, die für SAF-T bereit ist, wenn Ihr Unternehmen an der Reihe ist.
Was wir noch ergänzen können
Die sechs Dinge oben hat fast jedes System, das wir bauen. Diese hier kommen dazu, wenn Ihr Prozess sie verlangt - zu jedem Paket, sobald wir gesehen haben, wie Sie arbeiten.
Ihr Wunsch fehlt? Beschreiben Sie Ihren Prozess - das Modul wird zusammen mit dem Paket in einem Angebot bewertet, und der Preis bleibt einmalig.
Das Leben einer Rechnung
Vier Schritte, die das System für Sie erledigt. Scrollen Sie - das Blatt rechts durchläuft sie mit Ihnen.
Der Entwurf speichert sich beim Tippen von selbst und verbraucht keine Nummer. So entstehen keine Lücken in der Folge, und ein Kollege kann ihn vom Telefon aus fertigstellen.
Die fortlaufende zehnstellige Nummer, das Datum und die umsatzsteuerliche Rechtsgrundlage werden automatisch gesetzt. Der Betrag steht in Euro, der Lew-Gegenwert darunter. Eine ausgestellte Rechnung wird nie gelöscht - sie wird per Gutschrift korrigiert oder gesetzeskonform storniert.
Das Dokument entsteht direkt im Browser, mit echtem Text, der sich suchen und kopieren lässt. Es geht per E-Mail mit PDF im Anhang und Link hinaus, und das System vermerkt, wann der Kunde es geöffnet hat.
Sie tragen das Zahlungsdatum ein, und Monatsabrechnung, Archiv und die Liste „offene Zahlungen“ aktualisieren sich von selbst. Überfällige Rechnungen bekommen eine Erinnerung mit fertigem Text.
Beispiele aus unserer Praxis
Drei Aufgaben, die wir für uns selbst gelöst haben. Ohne Namen und ohne Zahlen aus den Dokumenten - wir zeigen den Ansatz, nicht fremde Daten.
Auf die harte Tour gelernt
Jede davon hat uns in einem eigenen System Stunden gekostet. In Ihrem sind sie vom ersten Tag an gelöst.
Ehrlicher Vergleich
Kostenlose oder Abo-Rechnungsprogramme reichen den meisten Unternehmen. Hier endet ihr Nutzen, und hier beginnt das Individualsystem.
Wann Sie kein Individualsystem brauchen. Wenn Sie ein paar Rechnungen im Monat ausstellen und sie einfach schreiben und verschicken, reicht Standardsoftware - oft sogar die kostenlose. Das sagen wir Ihnen schon im ersten Gespräch, denn ein System, das sich nicht rechnet, ist keine gute Empfehlung.
Wie wir arbeiten
Ein System scheitert, wenn es einen fremden Prozess kopiert. Deshalb beginnen wir bei dem Menschen, der die Rechnungen ausstellt, nicht bei der Funktionsliste.
Wir setzen uns mit der Person zusammen, die die Rechnungen ausstellt, und zeichnen den Weg des Dokuments: woher es kommt, wer es anfasst, wohin es geht. Die Hälfte der „Funktionen“ fällt schon hier weg.
Zuerst das Design der Rechnung selbst und von drei, vier zentralen Bildschirmen. Sie geben sie frei, bevor es Code gibt, und probieren sie mit echten Dokumenten aus.
Wir schreiben das System, binden Shop, E-Mail, Bank-QR-Code und Buchhaltung an. Wir importieren das alte Archiv und prüfen seine Summe.
Wir starten auf Ihrer Domain, schulen das Team und bleiben für die Wartung. Code und Daten gehören Ihnen vom ersten Tag an.
Preise
Die Preise gelten für den beschriebenen Umfang und sind Endpreise. Keine Gebühr pro Nutzer, kein Abo bei uns. Nach dem Start bleiben nur Hosting und Wartung, wenn Sie sie bei uns möchten.
Für Unternehmen, die eigene Rechnungen mit Team und Marke wollen.
Für Shops und Unternehmen mit vielen Dokumenten, die nichts abtippen wollen.
Für mehrere Firmen in einem System oder für Partner, die über Sie abrechnen.
Hosting und Wartung nach dem Start richten sich nach unseren Hosting-Preisen und Wartung - ab 50 € im Monat, optional. Das System läuft auch auf Ihrem eigenen Server. Die Module aus dem Abschnitt „Was wir noch ergänzen können“ kommen zu jedem Paket auf Anfrage dazu.
Eine individuelle Rechnungssoftware ist Software, die eigens für die Art geschrieben wird, wie ein Unternehmen seine Rechnungen ausstellt, versendet und einzieht. Anders als Standardsoftware, die allen Kunden dieselben Bildschirme und Vorlagen bietet, folgt das Individualsystem Ihren Schritten - Entwurf, Freigabe, Ausstellung, Versand, Zahlung - und verbindet sich mit den Werkzeugen, in denen Sie schon arbeiten: Onlineshop, CRM, E-Mail, Bank und Buchhaltung. Code und Daten bleiben Ihre.
Das Gesetz sagt nicht, mit welcher Software Sie Rechnungen ausstellen müssen. Es sagt, was eine Rechnung enthalten muss: Bezeichnung, fortlaufende zehnstellige Nummer, Datum, Angaben zu Lieferant und Empfänger, Art und Menge, Bemessungsgrundlage, Steuersatz und Steuerbetrag, Zahlbetrag und die Rechtsgrundlage, wenn keine USt berechnet wird (Art. 114 des bulgarischen Umsatzsteuergesetzes). Die Rechnung wird binnen fünf Tagen nach dem Leistungsdatum ausgestellt (Art. 113), eine elektronische Rechnung gilt, wenn der Empfänger zustimmt. Ein gutes System setzt diese Angaben selbst und lässt keine Lücken in der Nummerierung zu.
Seit der Euro-Einführung in Bulgarien stehen die Rechnungsbeträge in Euro. Der Lew-Gegenwert zum festen Kurs bleibt für Kunden nützlich, die noch in Lew rechnen, und das System zeigt ihn unter dem Betrag, solange Sie ihn brauchen. Daneben führt die bulgarische Finanzverwaltung (NRA) schrittweise die Standard-Prüfdatei SAF-T ein: zuerst für die größten Unternehmen, planmäßig bis 2030 für fast alle übrigen. Ein System, das seine Daten vom ersten Tag an in der passenden Struktur hält, ergänzt den NRA-Export ohne Umbau.
Wann lohnt es sich? Wenn es viele Dokumente gibt, wenn mehrere Personen sie ausstellen, wenn Bestellungen aus einem Onlineshop kommen und die Rechnungen von selbst hinausgehen sollen, oder wenn Sie Daten von einem Programm ins andere abtippen. Wenn Sie ein paar Rechnungen im Monat nach Standardprozess ausstellen, ist Standardsoftware die klügere Wahl, und das sagen wir Ihnen im ersten Gespräch.
Dilys baut seit 2006 Websites und Webanwendungen. Die Rechnungssoftware, mit der wir selbst arbeiten, hat unser Team geschrieben, und ihre Lösungen - Nummer bei Ausstellung, PDF im Browser, QR-Code zum Bezahlen, Monatsarchiv, Import eines alten Archivs - fließen fertig in jedes System ein, das wir für einen Kunden bauen. Wenn Sie eine Website oder einen Shop haben, verbinden wir das System damit; wenn nicht, läuft es auch allein, auf Ihrer Domain, mit Wartung von uns.
Fragen
Kurze Antworten auf das, was vor der Bestellung eines Systems gefragt wird.
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