Фактури с вашата марка
Лого, шрифт, цветове и подредба на листа са ваши. PDF-ът изглежда като фирмата ви, а не като програмата, от която е излязъл. Проформи, кредитни известия и английски вариант от същия документ.
Изготвяне на системи за фактуриране по поръчка.
Готовата програма върши работа, докато работите като всички останали. Когато фактурите трябва да излизат сами от магазина, да минават през няколко души и да носят вашата марка, се пише система. Нашите собствени фактури излизат от такава - написана от нас, за нас. Показваме я като пример.
от 900 €еднократно, крайна цена
0 €такса на потребител
100 %ваш код и ваши данни
Какво може
Всичко, което
процесът ви иска.
Това са нещата, които фирмите искат най-често от една система за фактуриране. Списъкът не е меню с граници - всяко от тях се прави по вашия начин на работа, а не по чужд.
Сами от магазина или CRM-а
Платена поръчка означава издадена и изпратена фактура, без човек да я пише. WooCommerce, Shopify, собствен магазин или системата, в която вече работите.
Законът е вграден
Реквизитите по чл. 114 ЗДДС, режимите без регистрация, с ДДС, ВОД, услуга към ЕС, обратно начисляване и износ, с основанието на листа. Суми в евро с левова равностойност по фиксирания курс.
Екип, роли и дневник
Кой издава, кой одобрява, кой вижда парите. Бележки по документа, задачи за колегите и запис кой какво е променил и кога.
Плащания и напомняния
QR код за плащане на листа, статус „платена“ с едно щракване, кой чака пари от колко дни и напомняне с готов текст и прикачен PDF.
Счетоводителят е спокоен
Износ в неговия формат, архив по месеци с едно щракване, приходни и разходни документи на едно място. Структура, готова за SAF-T, когато дойде редът на вашата фирма.
Какво още можем да сложим
Модули, които
се добавят по избор.
Шестте неща по-горе ги има почти всяка система, която правим. Тези тук се добавят, когато процесът ви ги иска - към всеки план, след като видим как работите.
Документи
- Оферта, проформа, фактураЕдни и същи данни стават три документа с по едно щракване, без преписване.
- Договори и протоколиПриемо-предавателен протокол, договор и протокол по чл. 117 от ЗДДС от данните на фактурата.
- Чужд език и валутаВариант на документа на английски или немски, в евро или друга валута по курса на деня.
- Стоки и наличностиСтокова разписка при продажба, наличности и доставна цена по артикул.
Пари
- Плащане от фактуратаБутон за плащане с карта или през ePay и Stripe; при плащане статусът се сменя сам.
- Банково извлечениеКачвате извлечението от банката и системата засича кои фактури са платени.
- Напомняния по графикИмейл, SMS или Viber преди срока, на срока и след него, с ваш текст.
- Табло с приходитеПриходи по месеци и клиенти, ДДС за периода, кой закъснява и с колко.
Връзки
- Клиент по ЕИК или ДДС номерДанните на фирмата идват от Търговския регистър и VIES, без писане на ръка.
- Счетоводната програмаИзнос във формата, който счетоводителят внася направо, и дневници по ЗДДС.
- API и уебкукиРезервации, CRM или абонаментна услуга създават и четат фактури сами.
- Е-фактура по европейски стандартXML по EN 16931 (UBL) за клиенти и институции, които го изискват.
Екип и клиенти
- Клиентски порталКлиентът влиза с линк, вижда фактурите си, тегли PDF и плаща.
- Часове, които стават фактураЕкипът записва време по проекти, а фактурата се прави от отработените часове.
- Роли и вход с два фактораКой вижда сумите, кой само издава, кой само чете; код от телефона при вход.
- Масово издаване от таблицаКачвате CSV или Excel и системата издава десетки фактури наведнъж.
Не виждате своето? Опишете процеса си - модулът се оценява заедно с плана, в една оферта, а цената остава еднократна.
Животът на една фактура
От чернова
до платена.
Четири стъпки, които системата върши вместо вас. Превъртете - листът вдясно ги преживява заедно с вас.
01 - Чернова
Пишете спокойно
Черновата се записва сама, докато пишете, и не изразходва номер. Така в поредицата няма дупки, а колегата може да я довърши от телефона си.
02 - Издаване
Номерът идва в мига на издаване
Поредният десетразряден номер, датата и основанието по ЗДДС се слагат автоматично. Сумата е в евро, с левовата равностойност отдолу. Издадена фактура не се трие - поправя се с кредитно известие или се анулира по реда на закона.
03 - Изпращане
PDF за секунда, с QR код
Документът се прави направо в браузъра, с истински текст, който се търси и копира. Тръгва по имейл с прикачен PDF и връзка към него, а системата отбелязва кога клиентът го е отворил.
04 - Плащане
Едно щракване и е платена
Отбелязвате датата на плащане, а сметката на месеца, хранилището и списъкът „чакат пари“ се обновяват сами. Неплатените след срока получават напомняне с готов текст.
Примери от практиката ни
Системи, които
ползваме всеки ден.
Три задачи, които сме решавали за себе си. Без имена и без числа от документите - показваме подхода, не чуждите данни.
Фактура за минута, от телефона
- Задачата
- Фактурите излизаха от настолна програма на един компютър. Изглеждаха чуждо, а съдружниците не виждаха кой какво е издал и кой чака пари.
- Решението
- Уеб система с вход за екипа: чернови без номер, издаване с правилния режим по ЗДДС, PDF с марката, QR код за плащане, изпращане с проследяване кога е отворена, хранилище по месеци и лична сметка между съдружниците, видима само за когото трябва.
- Промяната
- Фактурата се издава от телефона за минута. Счетоводителят получава архива на месеца с едно щракване. Днес това е системата, от която излиза и нашата собствена фактура.
Архивът влезе без загуба
- Задачата
- Години архив в старата програма - PDF файлове, пръснати по компютри, и номерация, която не бива да се прекъсва при смяната.
- Решението
- Четец, който вади данните от старите PDF файлове по координати, защото етикетите и стойностите стоят в различни колони. Внася клиентите и документите и продължава номерацията от следващия номер.
- Промяната
- Сборът на внесения архив съвпадна с хартията до стотинка. Старите фактури се търсят и отварят в новата система, а дупките в номерацията светят в раздел „Внимание“.
SAF-T файлът се проверява преди подаване
- Задачата
- Новата отчетност към НАП иска XML по строга схема, а грешката се разбира чак при подаване. Счетоводителите нямаха къде да пробват файла.
- Решението
- Инструмент в браузъра, който проверява файла срещу схемата и показва грешките по ред и поле. Файлът не напуска компютъра на потребителя.
- Промяната
- Проблемът се вижда преди НАП, не след. Същата проверка може да влезе и във вашата система за фактуриране, за да тръгва файлът проверен.
Научено по трудния начин
Дребните неща, които се оказаха големи.
Всяко от тях е струвало часове в наша система. Във вашата ще са решени от първия ден.
- Номер чак при издаванеЧернова, която взима номер, оставя дупка, щом бъде изтрита. Законът иска поредна номерация, затова номерът се дава в мига на издаване.
- Шрифтът в PDF-аШрифт само с кирилица и латиница реже адреса на чуждестранен клиент при първата буква с ударение. Наборът трябва да покрива цяла Европа.
- QR кодът не е връзкаБанковият QR код носи IBAN, сума и основание и се чете само в банково приложение. Камерата на телефона показва суров текст, затова има и режим с обикновена връзка.
- Часовата зона на сървъраСървър в друга зона записва вчерашна дата на плащане всяка сутрин. На първо число това е предишният месец и сметката е грешна.
- Хилядите с интервалПри внасяне на стар архив „1 040,00“ се чете като две числа. Без слепване архивът излиза с хиляда по-малко.
- Кирилица в заглавката на писмотоИме на подател на кирилица без кодиране кара пощата да изхвърли полето „От“. Писмото пристига, а подателят липсва.
Честно сравнение
Готова програма
или система по поръчка?
Безплатната или абонаментната програма за фактуриране върши работа на повечето фирми. Ето къде свършва тя и къде започва системата по поръчка.
КритерийГотова програмаСистема по поръчка
ЦенаАбонамент на потребител, всеки месец, докато я ползватеЕднократно от 900 €, после само хостинг и поддръжка
Дизайнът на фактуратаНяколко шаблона, еднакви за всички клиенти на програматаИзцяло ваш - лого, шрифт, подредба, език
ПроцесътВие се нагаждате към стъпките на програматаСистемата повтаря вашите стъпки: чернова, одобрение, издаване, плащане
ИнтеграцииКаквото е предвидил производителятМагазин, CRM, поща, банка, счетоводство - каквото ви трябва
ЕкипДопълнителна такса за всеки потребителНеограничен екип с роли, бележки и дневник
Данни и кодПри доставчика; износът е, какъвто го е предвидилВаши, на ваш хостинг, с нощни копия
Кога се изплащаДо няколко фактури на месец по стандартен процесМного документи, екип, онлайн магазин или данни, които преписвате на ръка
Кога не ви трябва система по поръчка. Ако издавате няколко фактури на месец и просто ги пишете и пращате, готовата програма стига - често и безплатната. Ще ви го кажем още в първия разговор, защото система, която не се изплаща, не е добра препоръка.
Как работим
Първо процесът,
после кодът.
Системата се проваля, когато повтаря чужд процес. Затова започваме от човека, който издава фактурите, а не от списъка с функции.
Карта на процеса
Сядаме с човека, който издава фактурите, и рисуваме пътя на документа: откъде идва, кой го пипа, къде отива. Половината „функции“ отпадат още тук.
Листът и екраните
Първо дизайнът на самата фактура и на три-четири ключови екрана. Одобрявате ги, преди да има код, и ги пробвате с истински документи.
Разработка и връзки
Пишем системата, свързваме магазина, пощата, банковия QR код и счетоводството. Внасяме стария архив и проверяваме сбора му.
Пускане и обучение
Пускаме на ваш домейн, обучаваме екипа, оставаме за поддръжка. Кодът и данните са ваши от първия ден.
Цени
Цена на система
за фактуриране - еднократно.
Цените са за описания обхват и са крайни. Няма такса на потребител и няма абонамент към нас. След пускането остават само хостинг и поддръжка, ако ги искате при нас.
Основа
900 €еднократно
За фирми, които искат собствени фактури с екип и марка.
- Фактури, проформи, кредитни известия
- Клиенти, каталог и подсказки от историята
- PDF с вашата марка, прави се за секунда
- Изпращане по имейл с проследяване
- Режими по ЗДДС, евро и лева
- Екип до 5 души, хранилище и CSV
Интегрирана
от 1 800 €еднократно
За магазини и фирми с много документи, които не искат да преписват.
- Всичко от Основа
- Автоматично издаване от магазин или CRM
- Повтарящи се фактури и абонаменти
- Разходни документи и сметка на месеца
- QR код за плащане и напомняния
- Внасяне на стария архив, роли и права
Платформа
по офертаспоред обхвата
За няколко фирми в една система или за партньори, които фактурират през вас.
- Всичко от Интегрирана
- Няколко фирми и номерации в една система
- API за партньори и външни системи
- SAF-T износ и счетоводна интеграция
- Документи на няколко езика
- Поддръжка със срок за реакция
Хостингът и поддръжката след пускането са по цените за хостинг и поддръжка - от 50 € на месец, по желание. Системата работи и на ваш сървър. Модулите от раздела „Какво още можем да сложим“ се добавят към всеки план по оферта.
Какво е система за фактуриране по поръчка?
Система за фактуриране по поръчка е софтуер, написан специално за начина, по който една фирма издава, изпраща и събира фактурите си. За разлика от готовата програма, която предлага едни и същи екрани и шаблони на всички свои клиенти, системата по поръчка повтаря вашите стъпки - чернова, одобрение, издаване, изпращане, плащане - и се свързва с инструментите, в които вече работите: онлайн магазин, CRM, поща, банка и счетоводство. Кодът и данните остават ваши.
Законът не казва с каква програма да издавате фактури. Той казва какво трябва да съдържа фактурата: наименование, пореден десетразряден номер, дата, данни на доставчика и получателя, вид и количество, данъчна основа, ставка и размер на данъка, сума за плащане и основание за неначисляване, когато ДДС не се начислява (чл. 114 от ЗДДС). Фактурата се издава до пет дни от данъчното събитие (чл. 113), а електронна фактура се приема, ако получателят е съгласен. Добрата система поставя тези реквизити сама и не позволява дупки в номерацията.
От въвеждането на еврото сумите по фактурите са в евро. Левовата равностойност по фиксирания курс остава полезна за клиентите, които още смятат в левове, и системата я показва под сумата, докато ви трябва. Отделно НАП въвежда поетапно стандартния одитен файл SAF-T: първо за най-големите предприятия, а по план до 2030 г. и за почти всички останали. Система, която пази данните си в подходяща структура от първия ден, добавя износа към НАП без преработка.
Кога се изплаща? Когато документите са много, когато ги издават няколко души, когато поръчките идват от онлайн магазин и фактурите трябва да излизат сами, или когато преписвате данни от една програма в друга. Ако издавате няколко фактури на месец по стандартен процес, готовата програма е по-разумният избор и ще ви го кажем в първия разговор.
Дилис прави сайтове и уеб приложения от 2006 г. Системата за фактуриране, с която работим самите ние, е написана от екипа ни, а решенията от нея - номер при издаване, PDF в браузъра, QR код за плащане, хранилище по месеци, внасяне на стар архив - влизат наготово във всяка система, която правим за клиент. Ако имате сайт или магазин, свързваме системата с него; ако нямате, тя работи и сама, на ваш домейн, с поддръжка от нас.
Въпроси
Въпроси за
фактурирането.
Кратки отговори на това, което питат преди да поръчат система.
Попитайте ниКакво е система за фактуриране по поръчка?
Софтуер, написан за вашия процес на издаване на фактури: вашият дизайн на документа, вашите стъпки (чернова, одобрение, издаване, изпращане, плащане) и връзки с магазина, CRM-а и счетоводството ви. За разлика от готовата програма, тя се нагажда към фирмата, а не обратното, а кодът и данните са ваши.
Колко струва изготвянето на система за фактуриране?
От 900 € за основна система: фактури, клиенти, PDF с вашата марка, изпращане по имейл и екип. Система с автоматично издаване от онлайн магазин, повтарящи се фактури и внасяне на стар архив е от 1 800 €. Платформа за няколко фирми или с API е по оферта. Допълнителните модули се добавят към плана по оферта. Цената е еднократна, после остават само хостинг и поддръжка.
За колко време е готова системата?
Основна система е готова за 4-6 седмици след одобрения дизайн на листа и екраните. Система с интеграции и внасяне на стар архив отнема 6-10 седмици. Първата работеща версия я виждате много по-рано и я пробвате с истински документи.
Законни ли са фактурите от собствена система?
Да. Законът (чл. 114 от ЗДДС) определя какво трябва да съдържа фактурата - реквизити, пореден десетразряден номер, дата, данни на страните, данъчна основа и ДДС - а не с коя програма е издадена. Системата поставя задължителните реквизити и основанието за неначисляване автоматично и не позволява дупки в номерацията.
Може ли фактурите да се издават автоматично от онлайн магазина?
Да. При платена поръчка системата издава фактурата с данните на клиента, прави PDF файла и го изпраща по имейл, без човек да пише. Работи с WooCommerce, Shopify и собствени магазини, както и с CRM и системи за резервации.
Какво става със старите фактури от предишната програма?
Внасяме ги. Четем PDF файловете или експорта от старата програма, пренасяме клиентите и документите и продължаваме номерацията от следващия номер. Преди пускането проверяваме сбора на архива спрямо хартията.
Чии са кодът и данните на системата?
Ваши. Системата стои на ваш хостинг и домейн, данните са във ваша база или файлове извън публичната част на сайта, с нощни копия. Няма такса на потребител и няма абонамент към нас, освен ако не изберете поддръжка.
Готова ли е системата за еврото и за SAF-T?
Сумите са в евро, а левовата равностойност стои под тях по фиксирания курс, докато ви трябва. За SAF-T системата пази данните в структурата, която файлът за НАП изисква, а износът се добавя, когато вашата фирма влезе в обхвата по плана на НАП.
Какво още може да се добави към системата?
Оферти и проформи, които стават фактури с едно щракване, договори и протоколи, документи на чужд език и в друга валута, стоки и наличности, онлайн плащане от фактурата, засичане с банковото извлечение, напомняния по имейл, SMS или Viber, табло с приходите, попълване на клиент по ЕИК или ДДС номер, износ към счетоводната програма, API, е-фактура по европейския стандарт, клиентски портал, часове, които стават фактура, роли с вход с два фактора и масово издаване от таблица. Всеки модул се добавя към плана по оферта.
Кога не ми трябва система по поръчка?
Когато издавате няколко фактури на месец по стандартен процес - тогава готовата или безплатната програма стига и ще ви го кажем в първия разговор. Системата се изплаща при много документи, екип, онлайн магазин или когато преписвате данни на ръка.
Фактурата ви
може да работи
за вас.
разговор